Claims horen erbij in de bouw, maar hoe ga je ermee om?

Zo voorkom je dat een claim een geschil wordt

Het basisprincipe van een claim is dat je van tevoren een plan bedenkt en een overeenkomst maakt over iets wat gebouwd moet worden. “Maar je moet wel van heel goede huize komen wil je alles overzien”, zegt Kjeld de Meersseman, operations manager bij Driver Trett, een organisatie die claims onderzoekt. “Een claim gaat dan ook vaak over afwijkingen op afspraken die twee jaar geleden zijn gemaakt, geen wonder dat ze meer regel zijn dan uitzondering.”

Een claim is niets meer dan het proces waarbij een van de partijen wijzigingen wil doorvoeren die niet in het oorspronkelijke contract staan. Ze gaan over tijd of over geld, bijvoorbeeld om een vergoeding van schade of extra tijd om te bouwen. Kjeld de Meersseman, heeft heel duidelijk omlijnde ideeën over hoe je hiermee moet omgaan. Het belangrijkste is volgens hem dat je ervoor moet zorgen dat een claim geen geschil wordt. Het gaat in de bouw namelijk meestal om relatief veel geld, dus als je een claim niet adequaat afhandelt is het geschil dat je krijgt ook groot. Maar je moet een claim niet uit de weg gaan. “Het woord claim heeft hier een nare bijsmaak”, voegt de Meersseman daaraan toe. “In het Angelsaksische rechtssysteem hoort het er gewoon bij. Het wordt pas naar als het een geschil wordt.”

Hij stelt dat er drie gebieden zijn waar je goed op moet letten bij het omgaan met claims. Je moet ze herkennen, je moet vooral goed blijven communiceren en tot slot is het belangrijk om altijd realistisch te blijven.

Tip: Masterclass Claimsmanagement >

Herkennen

Voordat je iets kunt claimen moet je eerst herkennen dat er wordt afgeweken van de overeenkomst. Dit speelt vooral bij de opdrachtnemer, omdat de afwijkingen ontstaan bij de uitvoering van het werk. Dat kan van alles zijn, legt De Meersseman uit. “Soms is het heel helder, bijvoorbeeld als bij het begin van het grondwerk allerlei constructies onder de grond worden aangetroffen. Dat komt voor. Laatst werd er bij een project een hele bunker ontdekt toen ze bezig waren. Die haal je niet zomaar even weg.”

Maar meestal sluipt de vertraging er in door allerlei kleine omstandigheden. “Daarom moet je als aannemer heel scherp zijn op de voortgang van al je onderaannemers”, vindt De Meersseman. “Elk moment moet je weten wat de status van het werk is.”

Dat betekent dat je het proces moet vastleggen in records, alles wat er speelt op de bouw, elke dag weer. “Vaak wordt die monitoring ‘even hoog over’ gedaan”, zegt De Meersseman. Het vastleggen van de voortgang is vooral erg waardevol bij het opstellen van een claim. “Als je opmerkt dat iets scheef begint te lopen, kun je in de records terugzoeken waar het al mis begon te gaan. Dat helpt enorm bij de onderbouwing.”

Goede communicatie

“Het draait allemaal om goede communicatie, dat speelt overal en het is de grootste uitdaging in het geheel”, vindt De Meersseman. Dat begint al bij het opstellen van het contract. “Het is helemaal geen slecht idee om een sessie te houden over wat er precies staat in het contract, waarbij mensen elkaar uitleggen wat er wordt bedoeld. Zo voorkom je misverstanden, want de ene partij interpreteert artikelen nu eenmaal anders dan de andere.”

Om dat te illustreren keert De Meersseman terug naar het grondwerk en de bunker. “Er kan een discussie ontstaan waarbij wordt gezegd dat de opdrachtgever al jaren eigenaar is van de grond en dus had kunnen weten dat die bunker daar lag. ‘Gek dat ze ons niet hebben geïnformeerd’. Aan de andere kant had de opdrachtnemer toch tijd genoeg om onderzoek te doen. Dat was voorkomen met goede bepalingen in het contract en eigenlijk is dat allemaal communicatie.”

Maar over het algemeen gaat het toch om gewoon goed informeren over de voortgang. “Mensen moeten niet verrast worden als je met een claim komt”, zegt De Meersseman. “Als die ander wel verrast wordt, dan helpt dat niet.” Dat betekent dat je gedurende het gehele traject op regelmatige basis zo duidelijk en transparant mogelijk moet laten weten wat de voortgang is. Dan weet de opdrachtgever precies waar hij aan toe is.

Dat geldt ook als het moeilijk communiceren is met de opdrachtgever, wat wel eens voorkomt. “Dat moet je gewoon negeren. Gewoon blijven informeren, gewoon je rapporten blijven insturen, dan kun je daar altijd op teruggrijpen als je iets claimt. Meestal wordt dat trouwens ook geëist in het contract.” Waarbij het natuurlijk enorm helpt dat je alles goed vastlegt.

Ben realistisch

Realistisch zijn is misschien nog wel het meest voor de hand liggende gebod, maar wordt toch regelmatig met voeten getreden. “Het komt echt wel voor dat claims elk realiteitsgevoel missen”, zegt De Meersseman dan ook..” Zo moesten we onlangs een vertragings- en kostenclaim challengen die de aannemers hadden opgesteld. Dat ging om een behoorlijk grote claim van 70 miljoen euro. Er stonden kostenposten in die nergens naar toe leidden en nergens werden toegelicht, maar waar wel een keurig rond bedrag achter stond. Er was duidelijk ergens naar toe gerekend.”

Zonder goede vastlegging is het heel moeilijk om zo’n claim te onderbouwen. Er zijn wel kengetallen voor hoeveel iets zou moeten kosten en je kunt prijsopgaven opvragen bij concurrenten, maar het blijft lastig. “Je moet ook advocaat van de duivel spelen en jezelf afvragen waarom iemand zo’n bedrag aan jou zou betalen”, benadrukt De Meersseman. “Je wilt dat toch doen op een manier die de kans van slagen van de claim zo hoog mogelijk maakt. Ik verbaas me hier vaak genoeg over. We zijn toch professionele mensen en we werken aan heel grote projecten. Dan is het toch raar dat je op een paar A4’tjes een claim van 70 miljoen euro neerlegt bij je opdrachtgever. Dat is echt heel veel geld!”