Voorkomen is beter dan genezen en dat is vooral van toepassing op geschillen die in de bouwsector voorkomen
De tijd, kosten en ‘pijn’ die gepaard gaan met het oplossen van geschillen in de bouwsector (of die nou op complexe, miljarden kostende projecten of op kleine lokale projecten van toepassing zijn) veroorzaken vaak nadelige gevolgen, zowel op het gebied van interne middelen als externe relaties. Als gevolg hiervan steken partijen steeds meer moeite in het vinden en toepassen van manieren om dergelijke geschillen te voorkomen of beter te beheersen. Dit artikel gaat kort in op een aantal van die praktische manieren en aanverwante onderwerpen.
Tip: Volg de 'Masterclass Contract- en risicomanagement'
Contractueel bewustzijn
Het gebeurt helaas nog steeds (en te vaak) dat het contract letterlijk danwel figuurlijk onderin een la terecht komt. Daarnaast gebeurt het ook vaak dat het projectteam simpelweg hun rechten en plichten van het contract niet kent of de terminologie en de mechanismen van het van toepassing zijnde contract niet begrijpt of daar niet van op de hoogte wordt gebracht. Zodoende is wellicht de belangrijkste manier om geschillen te voorkomen of beter te beheersen het analyseren en begrijpen van het contract om de potentiële risico’s en veel voorkomende valkuilen te identificeren. Het is veelal aan te raden deze analyse op te volgen met een interactieve introductie of workshop met het projectteam met voldoende ruimte voor open discussies over de inhoud van het contract. Tijdens een dergelijke workshop kunnen teamleden eerdere ervaringen delen en gezamenlijk ingaan op de bijzonderheden van het huidige contract en project, en bespreken hoe de mogelijke contractuele en administratieve risico's zo goed mogelijk beheerst kunnen worden. Doel is om vanaf het begin van het project binnen het projectteam contractueel bewustzijn te creëren en het projectteam bewust te maken van de contractuele verplichtingen (op het gebied van tijd, kosten en kwaliteit) voortvloeiend uit een contract.
Hieronder worden een aantal onderwerpen die voorafgaand aan en/of tijdens een project essentieel (kunnen) zijn in relatie tot (potentiële) geschillen belicht.
Administratie
De meeste contracten hebben strikte administratieve verplichtingen die zo zijn ingericht dat, als er niet wordt voldaan aan deze specifieke verplichtingen, dit nadelig kan zijn indien er aanspraak op bijvoorbeeld compensatie (in tijd of geld) dient te worden gedaan. Hierbij kan het opstellen van eenvoudige procedurele checklists aan het begin van het project van enorme toegevoegde waarde zijn voor het projectteam. Door middel van dergelijke checklists kan bijvoorbeeld geïdentificeerd worden welke meldingen (“notificaties”) wanneer uitgestuurd dienen te worden (door beide partijen) en of er in het contract unieke (of uitermate belangrijke) vereisten zijn die niet vergeten mogen worden bij het naleven van het contract. Refereren aan een zorgvuldig, maar toch simpel, opgezette checklist helpt het projectteam in hun dagelijkse werkzaamheden.
Projectplanning en voortgang
Een ander belangrijk aspect wat bij kan dragen aan voordelen op zowel de korte als lange termijn van het project is het uitvoeren van een grondige review van de projectplanning. Hierbij worden niet alleen aspecten als haalbaarheid, kansen en risico’s onder de loep genomen, maar ook de onderliggende logica, samenhang van de verschillende activiteiten en werkpakketten en het kritieke pad worden gecontroleerd. Een goed inzicht in deze zaken is essentieel zaken om tijdens het project de planning te beheren en te beheersen. Goede en correcte voortgangsrapportages zijn tegenwoordig een essentieel onderdeel van het project (en zijn vaker wel dan niet een contractuele verplichting). Deze voortgangsrapportages zijn vaak de maatstaf voor onder andere aanpassingen van de aanneemsom en bij overleggen over meerwerk/minderwerk. Het vermogen van het projectteam om dit belangrijke instrument te beheersen en te gebruiken is cruciaal voor een project.
Gedetailleerde project monitoring en voortgangsrapportages kunnen ook van onschatbare waarde zijn om het projectteam te attenderen op mogelijke problemen voordat die onomkeerbaar zijn of een buitenproportioneel effect op de voortgang en kosten van het project gaan hebben. Een objectief overzicht van de voortgang van het werk, ondersteund door duidelijk gemarkeerde en gedocumenteerde foto’s en andere bouwverslagen, blijkt een effectieve managementtool en een betrouwbare bron voor een eventuele retrospectieve analyse te zijn (zowel qua kosten als qua tijd).
Hetzelfde kan worden gezegd over documentatie en notulen. Niet alleen is het zorgvuldig bijhouden hiervan vaak een contractuele verplichting, maar accurate, gedetailleerde en makkelijk toegankelijke documentatie kunnen een bouwgeschil maken of breken – of dit nu ter ondersteuning is bij projectgerelateerde discussies om geschillen te voorkomen danwel te beheersen tijdens de uitvoering van een project of tijdens een formele arbitrage na afloop van een project.
Toch een geschil?
Mochten er onverhoopt geschillen ontstaan tijdens een project, ga dan het gesprek aan en blijf informatie uitwisselen. Handel potentiële geschillen af als die zich voordoen in plaats van deze uit te stellen tot later in of zelfs na het project. Hiermee kan escalatie van al bestaande geschillen en het ontstaan van nieuwe geschillen voorkomen worden. Constructieve dialogen tussen de partijen dragen bij aan het nader tot elkaar komen. Zodra er geen dialoog meer is, is de kans groot dat het geschil ‘geformaliseerd’ wordt en een geschilbeslechtingsprocedure wordt gestart, met alle onzekerheden van dien, niet in de laatste plaats omdat het geschil en de mogelijke oplossing daarvan dan uit handen wordt gegeven.
